こんにちは！
セミナーイベントプロデューサーの安井麻代です。
今回は会場選びで防ぐことができるセミナーのトラブルについてご紹介します。
セミナーなどイベントを開催していると予想外のトラブルが起こることがあります。
何回も開催経験があってもトラブルが起こる可能性はありますが、あまり経験がない場合において起こることが多いトラブルは予防できるものも多くあります。
その中でも、会場選びだけで防ぐことができるトラブルも意外と多くあります。
それだけ会場選びは大切。
どんなことが起こるか予想できないからこそ、簡単に防ぐことができるトラブルは防ぎたいですよね。
会場選びだけで防げたはずのセミナー当日に起こるトラブル
会場選びだけで防げたはずのトラブルとは、会場の設備などが原因によって起こるものです。
セミナーを行う際、多くの場合どこかの貸し会議室を時間制でレンタルして行うのですが、その際、会場がどんな場所であるかの確認が不十分であるために起こるものがほとんどです。
会場の確認不足が原因で実際によく起こることのあるトラブルについてご紹介します。
セミナーで使うスライド（プロジェクター）がつかない
セミナーで使うはずだったスライドがつかないというトラブルはとてもよくあるトラブルです。
セミナーのために十分に準備をしてきたはずのスライドが使えないとなれば、セミナーの魅力も半減となってしまいます。
スライドがつかない原因は、会場設備であるプロジェクターの機材の不良が原因の場合だけでなく、プロジェクターと講師のパソコンをつなぐコネクターが合わないなどもあります。
また、ケーブルが短すぎて使いずらい…などというトラブルもあります。
会場の設備として置いてあるプロジェクターが、当日不良である場合どのような対応をしてもらえるかということを確認しておくことや、きちんと接続することが可能であるかを確認しておくことで防ぐことができます。
万が一の場合に備えてプロジェクターやケーブルを持参しておくのも良いですね。
写真でのイメージよりも会場が小さい
セミナーの会場に行ってみると会場がイメージより狭かった…ということも良く起こります。
写真を見て広そうだと思って決定したのに、当日会場に行ってみると机もホワイトボードも小さい、狭い会場だったのです。
ゆったりと座れるように席を準備していたら大丈夫ですが、ギリギリの人数にしていると小さな机に大人が一緒に座ることとなり、参加者にとってもかなり窮屈なセミナーとなってしまいます。
こういったトラブルは実際に会場を見に行かなかったことが原因で起こるトラブルです。
実際に会場を見に行かなければ、ホワイトボードが小さすぎて使いにくい場合や、ホワイトボードが見えない席がある場合もあります。
建物が古くて汚い
写真を見て、キレイでおしゃれな会場だと思って予約したら、実際に行ってみたら建物は古くて汚い…ということもよくあることです。
実際に会場の中はきれいでおしゃれにされていても、建物が古く汚いボロボロの建物である場合は、どうしても印象が悪くなってしまいます。
外が汚くて会場の中だけがキレイであると、本当は雑なのにとってつけた清潔感のような印象がついてしまいます。
場合によっては参加者からそのように指摘されてしまうこともありますが、そんな指摘はクレームのであるとも言えます。
セミナーの対象者が女性である場合や、「ここぞ！」というセミナーの場合はこういったパターンは絶対に避けるべきです。
このトラブルも、会場を事前に見に行っていれば防ぐことができるトラブルです。
エアコンの効きが悪い
セミナー会場のエアコンの効きが悪いというトラブルもあります。
貸し会議室だからエアコンが効いてあたり前だと思っていて確認をせずに、当日になってエアコンが効いてこないことに気がつく。
夏の暑い時期なのに、エアコンが効いていないために参加者全員が汗だく…。
そんなセミナー、嫌ですよね。
また、似たような例でセミナールームの中で一部の席だけエアコンが効いていて、他の席では効いていないということもあり得ます。一部の人はすごく寒いのに、一部の人は暑くてたまらない。
このトラブルはセミナー開催をするにあたって直接な影響はないですが、やはり良くはありませんよね。
セミナー開催日なのにセミナー会場があいてない
セミナーの開催日当日に借りるはずだったセミナー会場があいていない…。これは大問題です。セミナーを開催することができなくなってしまいますからね。
普段あまり使われていないような会場であるとこのようなことも起こることがあります。
開催日の前日には、:会場に予定の確認を入れておくことが大切です。
会場選びの段階で防げるトラブルを防ぐ
ここまでご紹介してきた、実際に起こったことのあるトラブルのうち、ほとんどが会場選びをする段階で防ぐことができます。
ご紹介したトラブルが起こった原因は、写真だけを見て雰囲気の良さそうだけど安い会場を選んでいることがあげられるからです。
価格の安い貸し会議室というものは、必ず安い理由があるはずです。それは写真ではわからないことがほとんどです。だって、普通は悪い写真は使わないですからね。
会場の写真が掲載されていても、それだけで安心してはいけません。
会場選びをするときは安さと写真だけで選ぶのではなく、実際に現地を見学に行ってから決める。
そうするだけで当日のトラブルを減らすことができます。
参考になれば幸いです。
