こんにちは！
セミナーイベントプロデューサーの安井麻代です。
セミナーを開催するときに一番避けたいのがセミナーの失敗ではないでしょうか？
セミナーの企画や会場の準備など、最初から主催者がプロデュースしていたならば考えられない失敗でも、主催者がどこからそのセミナーにかかわるかによっては重大な見落としがある場合があります。
そういった、事前に確認しておくことで防ぐことのできる失敗はできるだけなくしておきたいものです。
今回は失敗談から考えるセミナー会場準備から当日までの注意点についてご紹介しましょう。
会場準備の準備は余裕をもってする
セミナーの準備をする際にとても重要なのが会場の準備です。
会場の準備とは、当日の準備だけではなく、もっと最初の会場を予約することろから十分に余裕を持って行うことが大切です。
セミナー会場をどこにするかということは、実施する３カ月前には決定しておきたいところです。３カ月前に会場を決定するためには、それ以前に会場に足を運んでみて、好悪Ｈの会場がどのような場所であるかを確認しておくことが大切です。
写真がきれいな場所であっても、実際にはとても古くて汚い建物で、受講者のイメージが悪くなってしまうといった失敗はよくあるものです。
また、会場をおさえてくのは受付開始時間の１時間前から、セミナー終了後１時間あとまでというように、しっかりと余裕を持って会場をおさえておくことも大切です。
会場の収容人数も、実際に集客する人数よりも余裕を持って、広い会場をおさえておくことも忘れてはいけません。
これらの点に留意して会場が準備できているかを確認しておくことでセミナーの失敗を防ぐことができます。
当日までの申込者への連絡
セミナー当日までにしておくことで大切なのが、申し込み者への連絡です。
セミナーにお申込みいただいた方に前日にメールでの連絡をすることはもちろんのことですが、それだけでなく、何度かメールを送るようにします。
セミナー当日までに何度かメールを送ることで申し込み者のセミナーへの関心を持ち続けてもらいやすくなるとともに、親近感を持ってもらうこともできます。
当日の急なキャンセルや、当日なかなか人が集まらない、というような失敗を防ぐことができるでしょう。
当日セミナー開始前の確認
当日は受付開始までに受付やその他スタッフ、講師との流れの確認、機材のチェックなどを行います。
この時点で機材がきちんと動くか、スクリーンの映り具合、座席の場所によってどのように見えているかということや、エアコンの効き具合なども確認ができます。
全体でのリハーサルをして、流れをつかむとともに、急なキャンセルや受付に間に合わない参加者が出たときの対応などといった、イレギュラーなことが起こった時の対応をどのようにするかというような詳細についての最終確認を行います。
これらの確認をしておくことで、当日の急なトラブルにも対応できるような体制を作ることができ、臨機応変に対応することで、大きな失敗になることなくスムーズにセミナーを進めることができます。
今回ご紹介した中で一番大切なこと
今回ご紹介した中で、一番大切で見逃しがちなのが、会場の準備です。
当日の確認もリハーサルも、最後の確認で行うものです。この最終確認の段階で、会場が狭くてスタッフが身動きをとるスペースがない…となってしまった場合に、師匠が出てしまいやすくなります。
また、わかりにくい会場であれば、会場までの案内のためにリハーサルが思うように進まないということも出てきます。
何より、会場をおさえる時間が受付開始時間よりも１時間前からおさえていなければ、十分に準備をする時間やリハーサルをする時間が取れません。
良い会場ほど早く埋まりますので、会場をおさえるのは早い段階で行います。きちんとこの段階でしっかりと余裕を持って会場をおさえておかなければことは、あとからフォローするのが大変になってしまうということです。
初期に行う会場をおさえてしまうというステップはとても重要なポイントであるということです。
参考になれば幸いです。
