こんにちは！
セミナーイベントプロデューサーの安井麻代です。
あなたはセミナー等イベントを開催する際、会場はいつ頃予約をしているでしょうか？
会場を決定して予約するのは企画を勧めるときに最初することです。
「会場予約をするのはある程度人数が決まるまでのギリギリまで待つ」という声を聞きますが、これは間違いです。
今回は、なぜ、これが間違いであるのかという理由についてご紹介しましょう。
セミナー会場を予約することをギリギリまで伸ばす理由とは
「セミナー会場をギリギリまで予約しない」と言う人がいます。ギリギリまで様子を見るという理由は「ギリギリにならないと人数がわからないから」です。
確かに、実際に申込みいただく人数は、実際にやってみたいと確定はできていないものではありますが、「人数がわからないからギリギリまで申し込まない」というのは間違いです。
これまでにまったくセミナーの経験がなく、知識もない人であれば「人が集まらないかもしれないから、人数で会場を決める」ということもあるかもしれません。ですが、「何人集まるかわからないから、人数がわかってから会場を予約する」というのは「きちんと企画をたてられていない」ということができます。
本来、企画の段階できちんとしたゴール設定をして実施されるものであれば、集客する人数は決められています。
設定したゴールに向かって、会場を決定し、そのゴールに向かうために必要な人数の集客ができていなければいけません。
こういった意味で、「何人集まるかわからないから」という理由を挙げている時点で企画がきちんとできていないと考えることができます。
逆に、設定したはずの人数が集まらなかったのであれば、企画の段階でどこか問題があったと考えられます。そこは今後改善していくべき課題であると考えていく必要が出てくるのです。
「集客人数がわからないから、会場を予約するのはギリギリにする」とは、企画が不十分であることが原因としてあるということです。
企画の段階で明確なゴール設定をし、早い段階で最適な会場をおさえる
セミナーを開催するのは、それ自体が目的ではなく、企画をする段階で設定したゴールに向かっていくための手段の一つであるので、集客する人数もきちんと計画的に実施されなければなりません。
ゴール設定の人数に合わせて、少人数のセミナーを何回開催するかなどといった計画を立てて実施するのです。
企画を計画的に勧めるために、会場は早い段階で決定しておさええてしまうことは重要なことです。
会場が決まれば、収容人数も明確に決定できますし、ポータルサイトに掲載するなどといった集客を開始することができます。
会場がどこかわからないようなセミナーであれば、申し込みをする人も少なくなってしまうでしょう。
大切なことはしっかりとした企画作りです。明確なゴール設定と、そこへどのように向かっていくのかということをしっかりと計画を立てて、セミナー開催だけを目的にしてしまわないようにすることです。
企画をきちんと作ることで「会場をギリギリに予約する」はなくなる
きちんとした企画を作ることで、「会場はギリギリまで予約せずに人数がわかるまで待つ」という考えをすることがなくなります。
「何人集まるか決まってから会場を予約しよう」と考えるのは、セミナーを開催することが目的になってしまっているからです。
企画を立てる段階で明確なゴール設定をすると、そのゴールのために必要な人数を集めなければならなくなりますので、「何人集まるかわからない」ではなく、「何人集めなければならない」と考えることができるでしょう。
ただ「セミナーを開催すること」が目的にならないように、開催前にきちんと企画を作ることが大切なのです。
参考になれば幸いです。
