こんにちは！
セミナーイベントプロデューサーの安井麻代です。
セミナーを開催する際に、主催者として忘れてはいけないマナーがあります。
今回は、これをきちんと実施しているか、していないかで、講師からの印象も参加者からの印象も大きく変わるマナーについてのご紹介をしていきたいと思います。
講師にするべき配慮を忘れない
主催者としてセミナー講師への配慮を忘れてはいけません。
セミナー参加者の人数や男女比、年齢層などの情報を事前に伝えておく、会場の案内、詳しい道順などをきちんと事前にお知らせしておくことや、前日などに確認の連絡を入れることもとても大切なことです。
また、セミナー当日は場合によってスタッフを一人、駅まで講師を迎えにあがらせるという配慮をすることもあります。
セミナー講師が会場に到着されたら、必ず主催者自身が講師にあいさつに行くことも大切です。
セミナー終了後にも、必ずお礼の言葉をかけに行くようにします。
セミナー終了後、懇親会に参加されないゲスト講師に対しては、帰られる際にできるだけお見送りをするようにし、必要に応じてタクシーの手配もします。
講師料のほかにお車代などもきちんと用意します。
そして、セミナー当日か、翌日中にはお礼のメールを送るようにします。
セミナー当日までの事前連絡や、前日の確認のメールなど、意外に忘れてしまいがちですが、きちんと忘れずにしておくことが大切です。
気持ちよくセミナーをしていただいて、気持ちよく帰っていただけるようにしっかりと感謝の気持ちを伝えて丁寧な対応をすることで今後のセミナー依頼にも応えてもらいやすくなります。
忘れずにしっかりと行いましょう。
セミナー参加者への配慮
セミナー参加者への配慮ももちろん大切です。
セミナー申込み後から当日まで、ご案内をお送りします。入金方法や入金の確認などのメールもきちんと送るようにしましょう。
前日にもセミナー会場や開始時間の案内も含めた確認のメールを送るようにします。
当日は迷うことなく会場までお越しいただけるように、わかりやすくご案内をしておくことも大切です。
また、参加者にもセミナー後にお礼メールを送ります。
参加者へのお礼メールも、セミナー当日から翌日までには送信するようにします。
参加者へのお礼メールには、今後のセミナーの予定や次回セミナーのお誘いなどを一緒にお伝えしてかまいません。
細かい部分まで配慮して気持ちよく参加いただくとこが大切
セミナーとは、開催目的によりさまざまな種類がありますが、どれにでも言えることは一度開催して終わりではないということです。
一度開催して終わるものではなく、必ず次の何かにつながっていくものですので、セミナーに参加していただいた参加者にも講師にも気持ちの良いものにすることがとても大切です。
「また参加したい」と思っていただくことや、「また、何かの機会に呼んでもらいたい」と感じていただけるように細かな部分まで配慮しておくことは、主催者にとって、今後かつどうしておく上でとても役立つものにつながっていきます。
セミナー終了後のお礼メールなどは、できるだけすぐに送ることができるように事前にある程度、お礼文章の型を作ってしまっておくことで、文章を少し修正するだけですぐに送信することができるようになります。
また、当日参加できなかった方に向けて当日の様子などをお送りすることで次の参加に結びつくこともあります。
主催者の少しの配慮で、参加者にとっても講師にとっても、セミナーの印象がずいぶん変わります。
今回紹介したことは、簡単なことで当たり前のように感じるかもしれません。しかし、意外に忘れてしまいがちなことでもあります。
気を付けていなくても自然としてしまっているようになれるまでは忘れてしまわないように必ず確認して行うことをおススメします。
参考になれば幸いです。
